Todo acto administrativo debe tener un expediente como antecedente, este se debe ejecutar de la siguiente manera:
El inicio de un expediente administrativo puede realizarse de oficio o a petición de
cualquier persona física o jurídica, pública o privada que invoque un derecho subjetivo
o un interés legítimo.
La Dirección de Mesa de Entradas y Despacho de Secretaría Administrativa tiene la
facultad de determinar, registrar y caratular la documentación como trámite interno o
expediente administrativo. Todas las unidades tienen la obligación de suministrar
información de un expediente basándose en su identificación inicial.
Al iniciarse un expediente el sistema Comdoc genera un CUDAP que es la
identificación del expediente desde su ingreso al sistema y durante toda su
tramitación. También genera un código de barras que facilita el ingreso y egreso del
expediente con un lector óptico.
Hay expedientes administrativos preexistentes al sistema Comdoc. En este caso,
serán registrados y tipificados como SA (sistema anterior) por la Dirección de Mesa de
Entradas y Despacho de Secretaría Administrativa para luego ser transferidos al área
solicitante.
Los agregados, desgloses, acumulación y desacumulación en papel, siguen siendo
facultad de la Dirección de Mesa de Entradas y Despacho de Secretaría
Administrativa, por ello deben ser solicitados a dicha dependencia.
Los documentos electrónicos que se incorporen a un expediente serán registrados
previamente e «incluidos» a dicho expediente en el sistema. Estos documentos se
imprimirán, se estampará la firma manuscrita y se incluirán en el expediente, tanto en
forma electrónica como en papel. Las actuaciones cuyo contenido así lo a merite circularán como expediente
administrativo.
Para comenzar el trámite se procederá de la siguiente forma:
b) Registrarlo en el sistema Comdoc.
c) Imprimir la etiqueta correspondiente con el código de barras.
d) Armar y foliar el expediente.
En caso de ser necesario el área jurídica le asignará carácter de «secreto» o «reservado» según establezcan las normas vigentes.
- Iniciación
- Recepción de Documentación
- Compaginación
- Foliatura
- Tramitación Agregados y Desgloses
- Reconstrucción
b) Registrarlo en el sistema Comdoc.
c) Imprimir la etiqueta correspondiente con el código de barras.
d) Armar y foliar el expediente.
En caso de ser necesario el área jurídica le asignará carácter de «secreto» o «reservado» según establezcan las normas vigentes.
Diligenciamiento de la documentación- Formalidades de los escritos.
Las solicitudes y los pases de las actuaciones que se realicen ante la Secretaría
administrativa del H.S.N. se realizarán mediante “memorándum” (se adjunta
modelo).
El titular de cada área podrá efectuar sus consideraciones, disposiciones y pases por
medio de una “nota” (se adjunta modelo).
Los escritos se redactarán en forma legible, en idioma nacional, salvándose toda
testadura, enmienda o palabras interlineadas.
En el “Asunto” de los “memos” se debe expresar brevemente el motivo, petitorio o
identificación del expediente, según corresponda. Las “notas” lo llevarán en la parte
superior derecha, debajo de la fecha.
Todo escrito que se presente ante la Secretaría Administrativa para iniciar una gestión
debe contener los siguientes datos:
a) Área remitente, con firma y sello del superior jerárquico, autoridad o legislador.
b) La petición debe ser concreta, clara y precisa.
c) Los agentes o particulares deben anotar nombres y apellido, documento de
identidad y domicilio real y constituido.
Toda presentación ante la Dirección de Mesa de Entradas y Despacho de Secretaría
Administrativa se hará en original y copia. Sobre la copia se colocará el sello de
recepción con la identificación correspondiente, dando inicio a un trámite o
expediente. No obstante quien haya entregado un documento o escrito con la
expresión “es copia fiel del original” puede solicitarle al responsable
administrativo una copia certificada de los mismos.
La tramitación de toda la documentación con soporte papel se realiza registrando
electrónicamente la transferencia en el COMDOC III, con la emisión del respectivo
Remito que será recepcionado por el área de destino.
Plazos de los escritos
Para el diligenciamiento de la documentación se establecen los siguientes plazos:
a) Cuando se recibe un documento para iniciar o continuar un trámite, este debe
remitirse a la autoridad o área competente en el término improrrogable de dos (2)
días hábiles.
b) Los informes, contestación de notas y toda tramitación de documentos relativos a
Expedientes Administrativos se realizarán por orden de llegada dentro de un
plazo máximo de cinco (5) días hábiles, si expresamente no se establece otro
término.
c) Se dará la condición de “urgente” o “muy urgente” a toda actuación que deba
diligenciarse en plazos menores a los mencionados en los puntos a) y b).
Los plazos pueden ampliarse cuando la complejidad de los asuntos que se tratan así
lo requieran. Dicha prórroga debe ser expresamente solicitada y justificada al superior
jerárquico del área responsable primaria (área donde se originó el trámite).
La Dirección de Mesa de Entradas y Despacho de Secretaría Administrativa, órgano de
fiscalización y control de las áreas subordinadas jerárquicamente, es responsable
directa de dar cumplimiento a los plazos establecidos en los puntos a) y b) a través
del titular de la Dirección, debiendo realizar un relevamiento interno cada cinco (5)
días hábiles del trámite de los Expedientes Administrativos. En caso de
incumplimiento de los plazos respectivos se notificará al funcionario responsable para
que fundamente y justifique la demora, y solicite la ampliación del plazo.
Quedan exceptuados de lo expresado en los puntos b) y c) los proveídos y
dictámenes legales como también las actuaciones judiciales cuyos plazos se regirán
por las normas legales vigentes.
Compaginación
Los expedientes administrativos serán compaginados en cuerpos foliados de
doscientas (200) fojas útiles como máximo.
Los cuerpos continuarán con la foliatura correlativa y cada uno tendrá su número
de orden, por ejemplo 2.° Cuerpo, 3.° Cuerpo, etc.
La creación de cuerpos subsiguientes es facultad de Mesa de Entradas y Despacho
de Secretaría Administrativa, incluyendo en cada cuerpo constancia de su apertura,
debiendo ser registrado en el Comdoc.
Los cuerpos de un expediente siempre viajan juntos. Cuando se realiza una
transferencia, se debe aclarar en el remito la cantidad de cuerpos que contiene, lo
que queda registrado en el sistema.
Foliatura
La foliatura debe tener las siguientes características:
a) Correlación: todas las actuaciones deben foliarse por orden correlativo de incorporación, incluso con más de un cuerpo de expediente.
a) Correlación: todas las actuaciones deben foliarse por orden correlativo de incorporación, incluso con más de un cuerpo de expediente.
b) Constancia de copias: las copias de notas, informes o disposiciones que se
agreguen junto con el original NO se foliarán, pero deberán ser identificadas con
un sello con la inscripción «es copia». Sólo se foliarán los originales.
c) Orden cronológico: la foliatura debe disponerse en el orden correlativo a su
incorporación.
Con relación a la foliatura y refoliatura debe tenerse en cuenta que:
Las hojas que integren un expediente administrativo se foliarán sellando el
margen superior derecho, siendo la única foliatura válida.
La Dirección de Mesa de Entradas y Despacho de Secretaría Administrativa es la
única área autorizada para proceder a refoliar actuaciones, por sí, o previa solicitud
efectuada por memorando electrónico impreso, firmado y agregado en el expediente
papel.
Desglose de las actuaciones
Se realiza cuando un expediente contiene documentación que corresponde a otro
expediente. Ésta puede ser incluida en un expediente ya existente o generar uno
nuevo, por ejemplo: las contrataciones y, aunque no es habitual, puede convertirse
en un trámite interno.
El desglose de una actuación se debe solicitar a la Dirección de Mesa de Entradas
y Despacho de Secretaría Administrativa, quien reemplazará por copias certificadas los
folios desglosados, confeccionando una nota donde conste la fecha del acto, el
número de expediente, el área que lo solicitó y; realizará el registro en el Comdoc.
Cuando las fojas desglosadas pasan a integrar otro expediente, se debe dejar una
nota como constancia en el expediente en el que se desglosaron y, se registrará en el
Comdoc.
Si las fojas desglosadas tramitan en forma independiente del expediente, se
registrará y asignará un nuevo CUDAP referenciándose en el Comdoc el expediente de
origen.
Si el pedido de desglose es para dar inicio a un nuevo expediente, los folios
desglosados estarán precedidos por una nota en la que figure la dependencia que lo
solicita, las actuaciones de las que proceden, la cantidad de fojas con que se inicia el
nuevo expediente y los motivos de desglose.
Acumulación, desacumulación y agregación de expedientes
La Dirección de Mesa de Entradas y Despacho de Secretaría Administrativa está
autorizada para realizar acumulación o desacumulación de expedientes por sí misma
o a pedido de alguna dependencia.
La acumulación es la unión temporaria de dos o más expedientes que por su
correspondencia y relación permitirán llegar a una conclusión o decisión. Mientras
subsista esta situación cada expediente conservará su identificación y foliatura, pero
se dejará expresa constancia en cada uno de los expedientes que están unidos en
forma temporaria, y quedará debidamente registrado en el Comdoc.
Si el expediente acumulado debiera incorporarse definitivamente se denominará
expediente «agregado». Siempre se agrega el expediente nuevo al viejo, para lo cual
Mesa de Entradas y Despacho de Secretaría Administrativa confeccionará y firmará
una nota en la que constará la identificación del expediente agregado y la cantidad de
folios que lo componen. Asimismo procederá a la total refoliatura del expediente
agregado perdiendo éste su individualidad y pasando a integrarse al que se agregó.
Esto quedará registrado en el Comdoc.
Toda portada de un expediente agregado a otro principal deberá conservarse en el
cuerpo de las actuaciones.
Archivo de las actuaciones
Concluido el trámite, las actuaciones se archivarán en la Dirección de Mesa de
Entradas y Despacho de Secretaría Administrativa.
